Pour les cadres d’entreprise, l’un des enjeux de cette pandémie est de limiter au maximum son impact sur l’activité de l’entreprise. Et cela, de nombreuses société avides de remporter de nouvelles ventes l’on bien compris. Les offres commerciales (via des emailing, des communiqués de presse, etc…) pleuvent ces temps-ci:
- « votre accès VPN à partir de 2000EUR »,
- « Votre central de conférence téléphonique en 24h »,
- « votre téléphonie sur IP à partir de 30€ »
- etc…
Je vous invite à la plus grande prudence quant à la souscription de ces offres spontanées. N’oubliez pas qu’il s’agit d’un investissement, souvent moyen/long terme, qui pourra influencer la performance de votre entreprise si la technologie est inadaptée ou présente des « coûts cachés ».
Aussi, je ne saurai trop vous recommander de prendre le temps de la réflexion, de la consultation… et d’un tour d’horizon des solutions que vous avez peut-être déjà à portée de main:
- Vous utilisez un logiciel « fullweb » (ASP ou SaaS: Software as a Service)? Vérifiez simplement qu’il est accessible depuis le domicile de vos collaborateurs, et faites au besoin retirer les protections limitant les accès uniquement depuis l’entreprise. Assurez-vous toutefois que vos collaborateurs sont sensibilisé au caractère confidentiel de leur accès lorsqu’ils travaillent de chez eux.
- Vos services email sont externalisés? Il y a de grandes chances pour que le serveur email puisse être accessible depuis tout Internet. Consultez votre responsable technique, et assurez-vous toutefois que tous les accès au serveur email se font via un protocole sécurisé (SSL/TLS).
- Vos serveurs email sont en interne? Si vous avez des commerciaux itinérants, vous avez probablement déjà un moyen d’accéder depuis l’exterieur (Internet en l’occurence) , voyez comment l »étendre à d’autres collaborateurs.
- Vous disposez d’un PABX (mini central téléphonique d’entreprise)? Il permet certainement de renvoyer les appels entrants vers des numéros externes (fixe ou portables), parfois même avec une gestion de plages horaires (ex: uniquement en semaine de 9h00 à 18h00). Apprenez et formez des collaborateurs à la configuration de ces renvois d’appels; centralisez les numéros de téléphone (fixe ou portable) des collaborateurs volontaires pour le télétravail.
- Vous disposez d’une solution de téléphonie IPCentrex? La configuration devrait en être simplifiée, via une interface Web; Dans certains cas, vous pourrez même déléguer à chaque collaborateur (ou responsable d’équipe) la mise à jour des renvois d’appels. Consultez votre prestataire pour savoir s’il est possible de se connecter au central IPCentrex depuis Internet. Dans ce cas, il peut suffir de ramener son poste téléphonique à son domicile pour continuer de l’utiliser comme au bureau!
Par contre, je vous invite à la plus grande prudence quant à l’introduction de nouvelles technologies au sein de l’entreprise dans la précipitation. Le remède pourrait être pire que le mal.
Par exemple: Pour accéder à une application métier située sur le réseau local de l’entreprise, « on » vous a expliqué que le VPN (Virtual Private Network, ou Réseau Privé Virtuel) est LA solution pour accéder au réseau local de l’entreprise depuis Internet, et donc depuis son domicile. Et pourtant, un geste « anodin » comme ajouter un VPN a des impacts qu’il faut évaluer: l’ordinateur du collaborateur (à son domicile) est ainsi « dans l’entreprise »: qui a accès (physique) à son clavier? Comment être sûr qu’il n’est pas infecté par un virus, qui attaquerait les serveurs? Sans oublier de mettre en place des procédures pour retirer les accréditations dès qu’un collaborateur quitte le service…
En résumé, les Technologies peuvent faciliter la poursuite de l’activité de l’entreprise même en cas de confinement, mais ne servent à rien si elle ne sont pas accompagnées d’une réflexion profonde tant dans l’organisation du travail que dans l’adoption (ou pas) des collaborateurs. Aussi, avant de souscrire dans l’urgence, prenez le temps de la réflexion. Et je vous y aiderais avec plaisir.
Werner KLINGER.
Consultant NTIC indépendant.